Cómo crear valor a partir del Outsourcing en Procurement

Mantenerse al día ante un mercado en constante cambio, resulta costoso y requiere tiempo. Por esto muchas empresas se han volcado al outsourcing de procesos, para focalizarse en el core de sus negocios y en trazar y ejecutar sus estrategias de largo plazo.

 

La subcontratación de procesos comerciales (BPO) ha transformado la estructura de muchas industrias en las últimas dos décadas. Es común que las empresas entreguen rutinariamente actividades, procesos u operaciones completas a terceros.

 

Siguiendo un ritmo un poco más lento, la subcontratación de actividades transaccionales y operativas de Procurement, como el procesamiento de pedidos o la gestión de facturas, es ahora relativamente común.

 

Por otro lado, solo en los últimos diez años se ha generalizado la subcontratación de actividades de adquisición estratégica, como la selección de proveedores, la negociación de contratos o la gestión de especificaciones.

 

La subcontratación trae beneficios, entre los cuales podemos mencionar:

 

  • Más tiempo para que el personal interno se concentre en las actividades principales de la empresa.
  • Capacidad de acceder a servicios expertos y de alta calidad sin la necesidad de capacitación del personal y costos operativos, inversión en nuevas tecnologías, etc.
  • Mayor productividad y eficiencia en las actividades subcontratadas.
  • Agilización de operaciones.
  • Adaptación más rápida al cambio.
  • Disminución de problemas con la gestión de equipos.
  • Reducción de los costos operativos generales.

 

Antes de subcontratar adquisiciones estratégicas, las empresas deben analizar detenidamente los verdaderos impulsores del valor y los beneficios a largo plazo y adoptar un enfoque altamente sistemático con tres pasos básicos:

 

  1. Subcontratar compras estratégicas solo en categorías donde hacerlo ofrece un valor claro.
  2. Tener una comprensión precisa de las fuentes de ese valor y cómo desbloquearlas.
  3. Elegir socios de subcontratación que tengan la capacidad para abordar esas fuentes de valor, luego definir e implementar acuerdos que maximicen la posibilidad de capturar ahorros potenciales.

 

¿Y cómo se determina el valor de la subcontratación?

 

Una vez que una organización ha creado una lista de categorías/actividades potencia les para la subcontratación, debe decidir si es necesaria y saber con exactitud el valor que conseguirán.

Según McKinsey & Company en su artículo “Creating value through procurement outsourcing” (Creación de valor a través de la contratación externa), existen 4 niveles de valor: 

 

 

  • Agregación de volumen (o Demanda Agregada)

 

Al agrupar las demandas de varios clientes, los proveedores de servicios de Procurement subcontratados a menudo pueden negociar mejores precios, particularmente en áreas donde el gasto propio de la empresa es demasiado pequeño o poco frecuente para darle una posición sólida en el mercado. Sin embargo, para capturar los beneficios de la agregación de demanda, las empresas deben asegurarse de que sus propias especificaciones y requisitos de entrega sean lo suficientemente similares a los de los otros clientes del proveedor de subcontratación y que estén dispuestas a aceptar las decisiones de abastecimiento del proveedor, como la transición a proveedores de menor costo.

 

  • Pericia

 

Su escala permite a los proveedores de servicios de Procurement subcontratados ofrecer una amplia experiencia y conocimientos del mercado en tiempo real en una amplia gama de categorías. El acceso a la experiencia líder no solo proporciona beneficios directos en categorías en las que las organizaciones no tienen su propia experiencia, sino que también puede ayudarlas a aprender de los mejores y mejorar sus propias capacidades en otras áreas. 

 

  • Costo laboral

 

Los proveedores de subcontratación ofrecen una combinación de escala, procesos estandarizados y ubicaciones de bajo costo diseñadas para disminuir el costo laboral de las actividades de sourcing. 

 

  • Gestión de demanda y especificaciones

 

En las organizaciones de compras más exitosas, el 40-50% del ahorro total logrado proviene de cambios en factores internos, como optimizar las especificaciones para minimizar el costo total de propiedad o controlar la demanda. Estos ahorros también tienden a ser los más sostenibles a largo plazo. Capturar los beneficios requiere una colaboración estrecha y continua entre la función de compras, otras partes del negocio y el proveedor de servicios de Procurement subcontratado.

 

Contratar un servicio de outsourcing para los procesos de Procurement que esté apalancado en la solución de SAP Ariba permite generar ahorros en la negociación de precios con los proveedores y en la ejecución del proceso de abastecimiento.

 

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