El lanzamiento de la unidad de Compras Estratégicas de Tema Consulting tiene como objetivo trabajar junto a su equipo para ayudarlo con todo lo relacionado a sus Compras Estratégicas, la cual se define básicamente como la metodología enfocada en la reducción del costo total de adquisición de materiales y servicios contratados por la compañía.
Para poder avanzar en el proceso analizaremos la demanda interna de la compañía, su posición de oferta frente al mercado y el poder de negociación propia con relación a sus proveedores. De esta forma, se lograrán identificar las mejores oportunidades de abastecimiento, al menor costo total, con el menor riesgo posible, con una visión clara de las innovaciones de productos y de mercado, la mejor calidad y todo ello, soportado por la selección de los proveedores idóneos y mejor calificados del mercado.
Este es un proceso que fortalece no solo al área de Compras, sino a toda la compañía, dado el nivel de integración que se promueve con las demás áreas funcionales; y la alineación de la estrategia de abastecimiento, con los objetivos y metas corporativas planteadas por la alta dirección.
El Strategic Sourcing o Compras Estratégicas, le permitirá el cumplimiento de los objetivos corporativos, definidos en la planeación estratégica, como, por ejemplo: la mejora en la rentabilidad por eficiencias logradas con reducciones de costos, la reducción de días de inventario para optimizar el capital de trabajo, la reducción de los tiempos de entrega de los productos a los clientes internos y la reducción de reclamos por no calidad, el desarrollo de proveedores, entre otros.
Etapas y tareas claves de la Unidad de Compras Estratégicas
Para desarrollar el modelo de Compras Estratégicas, Tema Consulting se especializa en lo siguiente:
1) Análisis del Gasto Anual de Compras y Contrataciones
Esta etapa tal vez es una de las más importantes de la metodología de Abastecimiento Estratégico, ya que le da a la compañía una visión clara de la composición de su gasto. Consiste en la identificación de los elementos que compramos, en qué cantidades lo hacemos, desde donde abastecemos, a quienes les compramos y a qué nivel de precios. Nos da la oportunidad de determinar el ahorro potencial de nuestra gestión y la posibilidad de rediseñar especificaciones ó emprender la búsqueda de bienes sustitutos, proveedores necesarios, para los productos que representan un porcentaje importante del gasto.
2) Planificación de las compras y contrataciones vs las urgencias
Un tema critico es tener un Procurement Plan “vivo” es decir que pueda ser modificado en función de los cambios de prioridades que puedan surgir en la empresa y que a su vez pueda identificar claramente por rubros y categorías cuales serán las necesidades de abastecimiento en cada año. El tener esta herramienta activa, nos permitirá focalizarnos en analizar alternativas de mercados internacionales, desarrollar proveedores locales, reducir costos, lograr mejores negociaciones colaborativas con los proveedores y evitar las urgencias de nuestros clientes internos, logrando una mejor interacción.
3) Sistematización inteligente del área de Compras
Este es un tema esencial en el armado y gestión de un equipo de Compras eficiente. El tener buenos sistemas de compras que permitan automatizar las tareas operativas, permitirá focalizar al equipo en los proyectos críticos y generar mayores eficiencias traducidas en importantes ahorros. En función de ello, SAP provee herramientas como Ariba para realizar RFI, RFP, Negotiation y remates inversos adecuados para lograr los mejores acuerdos y mayor tasa de descuento en precios. También está la modalidad BPO y BPO on demand que puede consultarnos para desarrollar y tercerizar la gestión de compras no productivas en nuestra unidad de negocios. Los remates inversos son sumamente interesantes y pueden generar ahorros significativos siempre y cuando estén claramente definidos previamente. Tema Consulting tiene gran expertise desarrollado con casos de éxito al respecto.
4) Identificación de la empresa con los Proveedores Claves
En esta etapa, la compañía logrará un entendimiento absoluto del mercado de oferta global y local. Se logrará identificar el tipo de mercado en el que se maneja, según sus características nos dará una idea del poder de negociación con el que cuenta frente a dicho mercado. En esta etapa es de suma importancia identificar si existen barreras del mercado, los nuevos competidores, el tamaño del mercado, tipo de competencia, proveedores de productos sustitutos, necesidad de desarrollar proveedores, etc.
5) Análisis del TCO (Total Cost of Ownership)
El análisis del TCO (Total Cost of Ownership) nos permitirá saber cuál es la dispersión del costo total, entre las opciones de abastecimiento que se han identificado. Este ejercicio debe incluir costos ocultos como, por ejemplo, costo de la gestión de compras, costos de capital por efecto de la condición de pago y el nivel de inventario de seguridad que debemos mantener y una estructura de costos de los principales proveedores con el fin de identificar las materias primas e insumos con mayor influencia dentro del costo del producto. Respecto del precio de estas materias primas, es necesario hacer seguimiento periódico e identificar riesgos y oportunidades para emplear en nuestras negociaciones.
6) Definición y Presentación de la Estrategia Final de Sourcing
Una vez identificadas las oportunidades y riesgos de cada uno de los escenarios de abastecimiento, es necesario acordar la estrategia de abastecimiento con la alta dirección y con las áreas involucradas. La presentación y acuerdo de todos los involucrados garantizará que la estrategia tenga la aprobación y apoyo de toda la compañía. En ella se establecerá puntos tan importantes como dónde comprar/contratar, plazos de entrega, demanda actual y futura del material/servicios, niveles de servicio, número de proveedores a emplear, manejo de comunicaciones, etc.
7) Planificación de la Negociación e Implementación de Ideas Innovadoras de Contratación con Proveedores
La negociación llevada a cabo bajo la metodología del Abastecimiento Estratégico, cuenta con una preparación mucho mayor y un entendimiento del mercado más profundo, dado el desarrollo de las actividades mencionadas. Por consiguiente, el negociador debe ser lo suficientemente hábil como para capturar el mayor valor de la negociación, generando ideas innovadoras de contratación para lograr generar eficiencia y eficacia en el contrato, manteniendo un enfoque de negociación integrativa a fin de concretar un acuerdo que sea beneficioso para ambas partes (ganar – ganar). En la preparación de la negociación es importante que los clientes internos y demás áreas involucradas participen, para así asegurar que ningún aspecto importante se quede por fuera de la negociación. También es muy importante que se establezca un plan de solapamiento entre el Proveedor entrante y el Proveedor saliente, con el fin de evitar cualquier inconveniente que afecte la continuidad del abastecimiento.
8) Creación de procedimiento y metodología de Cálculo de Ahorros Alcanzados
Uno de los objetivos principales del Abastecimiento Estratégico o Compras Estratégicas es conseguir ahorros para la compañía. Por tal razón es importante que contemos con un procedimiento formal escrito para documentar la metodología de cálculo y de ese modo poder llevar la medición de ahorros mes a mes a fin de hacer un monitoreo continuo del cumplimiento de las metas de ahorro acordadas con la alta dirección de la compañía.
9) Tercerización de compras y servicios no productivos
Dentro de esta modalidad, las compras y contrataciones no productivas, es un área donde en Tema Consulting hemos generado muy buenos acuerdos con nuestros clientes y podemos agregarle mucho valor medidos en ahorros concretos, implementando metodologías acorde con las necesidades del cliente.
10) Tablero de Control de Compras y Contrataciones
Con la idea de poder tener una trazabilidad de las gestiones del área, es recomendable generar un tablero de control. Si no lo podemos medir, no podemos cuantificar si se está logrando una buena gestión vs los objetivos trazados. En función de lo anterior, desde la Unidad de Compras Estratégicas de Tema Consulting, le ayudaremos a poder establecer los KPIs necesarios y medir toda la gestión del área de abastecimiento.
Tema Consulting tiene un equipo con más de 20 años de experiencia trabajando en todos los temas de abastecimiento con las últimas tendencias de mercado junto a tecnología de última generación.