Dentro de las ganancias de una organización se estima que el 5% de los ingresos totales se pierden, y el 85% de esa pérdida está vinculado a las cuentas por pagar y el procesamiento de facturas. ¿Qué acciones puede tomar una organización para reducir al mínimo ese riesgo?

 

Tipos de pérdidas de cuentas por pagar

 

Las pérdidas pueden ser accidentales (como errores de cálculos) o intencionadas. Estas últimas se conocen como fraude, que puede traducirse como “la apropiación indebida de activos” (como lo son los gastos fraudulentos) e implica no solo al personal de la organización sino también a los proveedores y agentes externos que estén vinculados a ella. Dentro de este grupo hay distintas formas de clasificarlo:

 

• Fraude de cheques: la manipulación de cheques es una de las maneras más comunes de realizar fraude.
• Fraude de facturación: puede implicar falsos registros de proveedores hacia los cuales se desvían fondos por medio de falsificación de facturas. Dentro de este tipo, también existe la duplicación de facturas de un proveedor real con el fin de desviar dinero.
• Fraude de reembolso: sucede cuando se falsifican los montos de los gastos con el fin de recibir un monto superior al real. Esto se realiza por medio de la falsificación de recibos o reclamando costos que no están cubiertos.
• Fraude ACH (Automated Clearing House): se intercepta una cuenta bancaria para recibir fondos de una empresa.

 

El papel de la tecnología en la prevención de las pérdidas

 

La tecnología tiene un papel crucial dentro de la prevención, ya que brinda herramientas de automatización y previsión que generan alertas frente a situaciones irregulares.

 

Softwares como SAP ERP o SAP Ariba tienen la función no sólo de facilitar los procesos, sino también de llevar un control que se asemeja a una auditoría interna constante y automática. El control dentro del desarrollo de las actividades económicas de una organización se ve totalmente implicado en cumplir los parámetros que el software establece (según los lineamientos de la organización en cuestión) implementando controles de tipo 3-way match.

 

La identificación de facturas duplicadas, de impuestos faltantes o recibos incorrectos son algunos de los ejemplos de control que puede establecer un software como SAP ERP en conjunto con Ariba DSN o Ariba Commerce, mitigando riesgos y agilizando procesos.

Por otra parte, otra función que brinda la tecnología es la de mantener las bases de datos de los proveedores actualizados por medio de la verificación e interacción digital constante con éstos, evitando así esquemas irregulares. Plataformas como Ariba SLP (Supplier Lifecycle and Performance) asisten en este proceso de verificación y control.

 

Otras formas efectivas de prevención

 

Otras formas efectivas de evitar las pérdidas de fondos es realizando informes internos y contratando auditorías externas, además de crear comités de control, preservar evidencias, conciliar cuentas, verificar los proveedores, revisar cheques e investigar transacciones. Además de estas prácticas, se recomienda:

 

• Establecer políticas de auditorías aleatorias. Los controles no programados son una gran herramienta que facilita el impedimento de pérdidas y asegura la detección de problemas.
• Generar políticas claras. La comunicación de las políticas empresariales hacia los colaboradores es una pieza crucial para evitar posibles malentendidos en los procesos empresariales.
• La rotación de empleados. Esto ayuda a reducir la probabilidad de acciones fraudulentas coordinadas, además de generar un sistema orgánico de detección de transacciones irregulares.
• Que los colaboradores tomen sus vacaciones de manera obligatoria. En los períodos de descanso se genera un paso de mando de responsabilidades y control que decanta en una revisión y detección de actividades irregulares.
• Habilitar las posibilidades de sugerencias de empleados. Está comprobado que las redes de sugerencias tienen un 10 % más de probabilidades de detectar alteraciones, ya que permite que los empleados den aviso en caso de detectar actividades irregulares.