El Maverick Spend es el gasto que resulta de las compras que infringen las reglas establecidas por los procedimientos corporativos. Este tipo de gastos ignoran intencionalmente los procesos definidos de adquisición o sencillamente son resultado de errores de compras que no están alineados con los términos negociados previamente. Las organizaciones tienen dos desafíos en torno a este desvío: identificarlo y corregirlo. En esta nota de blog te contamos cómo.

 

Maverick Spend, ¿qué es y cuáles son sus razones?

 

Las empresas suelen acordar contratos con proveedores para ayudar a construir una relación a largo plazo que sea rentable y favorable para ambas partes. El proveedor acepta suministrar a la organización contratante, y la organización contratante acepta realizar sus pedidos a ese proveedor y realizar pagos. El objetivo de estos contratos es mantener bajos los costos de adquisición y asegurar un suministro garantizado de insumos a través de la construcción de una relación de confianza con los proveedores, además de simplificar las compras de manera más simple e inteligente. Aquí es donde entra en juego el maverick spend: ya que es una adquisición que una organización realiza fuera de los contratos acordados, generando mayores costos y rompiendo relaciones con proveedores.

 

Existen cinco razones principales por las cuales las organizaciones caen en el maverick spend:

1. Descentralización: la descentralización es una de las causas fundamentales del maverick spend. Puede tratarse de equipos que no colaboran entre sí u organizaciones con operaciones descentralizadas en las que cada ubicación gestiona sus propias compras. También es común cuando se tiene una estructura corporativa y de unidad de negocios.
2. Falta de control en las compras: la falta de control por lo general en la falta de un sistema y proceso centralizado de compras, convirtiendo en una dificultad la interacción con los proveedores preferidos y el tener algún tipo de control sobre el proceso de compra. La falta de sistemas centralizados es muy común en las empresas grandes y con crecimiento inorgánico. Incluso si se tiene un proceso estandarizado, es importante que se implemente de manera consistente en diferentes unidades de negocios o ubicaciones.
3. Falta de estandarización: la falta de estandarización de productos también podría llevar al maverick spend. Por ejemplo: al no tener un estándar para un bien común como lo sería una computadora portátil, esto puede llevar a llevar a que personas en diferentes ubicaciones compren un modelo de computadora que el proveedor no tiene y esto genere un gasto por fuera de lo acordado.
4. Gastos indirectos elevados: sucede mucho en las empresas que tienen muchos gastos indirectos, ya que este se distribuye en múltiples categorías. Se vuelve un desafío implementar procesos y controles estandarizados, y esto genera maverick spend. 
5. Tipo de negocio: en algunos casos, el propio negocio se presta al maverick spend. Hay muchas empresas en las que la ejecución de ciertos servicios son independientes o tercerizados, y esto conlleva a una necesidad empresarial genuina pero no se puede predecir con precisión lo que necesitan en todo momento, por lo tanto caen en maverick spend.

 

¿Cómo se aborda el maverick spend?

 

Con base en los puntos anteriores, entendemos que el maverick spend no brinda ningún beneficio a una empresa con visión de futuro. Este tipo de gastos reduce las ganancias y expone a las organizaciones a riesgos operativos. Por lo tanto,compartimos las cinco formas en que se puede reducir el maverick spend:

 

 

Realizar un análisis de gastos detallado

Antes de bajar el maverick spend, es necesario crear un desglose detallado de cuánto se está gastando fuera de los contratos existentes. Una vez realizado este análisis, se deben identificar a los proveedores y las partes interesadas del equipo para hacer una comparativa de cuánto cuestan los gastos inconformistas vs cuánto se habría gastado si se hubieran mantenido dentro de los contratos.

 

Educar al equipo

Antes de poder impulsar la participación en el proceso de adquisiciones, los equipos de compras deben comprender el lugar que ocupan las adquisiciones en el panorama general. Es importante que todos los miembros comprendan que la adquisición centralizada ayuda a ahorrar dinero y que el maverick spend perjudica financieramente a la empresa, que los suministros provenientes de proveedores no aprobados pueden ser perjudiciales para las operaciones internas y que la adquisición centralizada puede funcionar si todos ponen su granito de arena para que funcione.

 

Crear un proceso para necesidades especiales de compra.

No importa qué tan bien estructurados estén los sistemas y procesos de adquisiciones, siempre habrá algunos casos en los que habrá una necesidad que cubrir sin un proveedor existente. Para evitar que estos escenarios conduzcan a gastos incontrolados y descontrolados, es recomendable crear un proceso simple para guiar la escalada, detallando los pasos a seguir cuando los proveedores existentes no pueden satisfacer razonablemente un suministro requerido.

 

Integrar la educación sobre adquisiciones en los procesos de recursos humanos

Involucrar al equipo de recursos humanos en el proceso de capacitación en adquisiciones ayudará a los miembros del equipo a comprender cuán serio es el cumplimiento de las adquisiciones y facilitará evitar gastos descontrolados, ya que han sido entrenados desde el primer día para hacerlo. Del mismo modo, se puede recurrir a recursos humanos para diseñar y hacer cumplir sanciones que se aplicarán a los miembros del equipo que gastan repetidamente fuera de los contratos acordados.

 

Adoptar sistemas y procesos de adquisiciones más inteligentes

Para mejorar sus posibilidades de eliminar el maverick spend, se necesita equipar a los equipos de compras con herramientas que simplifiquen los procesos y faciliten que el resto de la organización colabore con el equipo de compras, alentar a los miembros a identificar los puntos débiles del proceso existente, crear procesos más simples y adoptar un sistema de aprobación de compras para que estas puedan ser examinadas antes de realizarse

 

 

Sus sistemas y procesos forman la base de los esfuerzos para eliminar estos gastos y, por lo tanto, es fundamental actualizarlos y garantizar que estén funcionando a su máxima capacidad.

 

En resúmen, es fácil ver que el maverick spend ocurre principalmente cuando una organización utiliza herramientas complicadas o limitadas que entorpecen el proceso de adquisiciones para las partes interesadas, es por eso que soluciones Cloud como SAP Ariba simplifican los procesos facilitando la colaboración entre distintas áreas de la organización y con los proveedores, trayendo transparencia y trazabilidad en los procesos a sólo un click de distancia. 

 

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